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Handwerks-Glossar
46 Begriffe aus dem Handwerksalltag, kurz und belastbar erklärt — von Abnahme über Bedenkenanzeige und Reverse-Charge bis ZUGFeRD. Mit Rechtsgrundlage, wo es eine gibt.
Stand: 09.08.2026
A
- A1-Bescheinigung
Die A1-Bescheinigung weist nach, dass ein entsandter Mitarbeiter weiterhin im Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes versichert ist. Sie muss vor Arbeitsbeginn beantragt und auf der Baustelle mitgeführt werden — Kontrollen fragen sie auch bei eintägigen Einsätzen ab.
- Abnahme
Die Abnahme ist die Erklärung des Auftraggebers, dass die Leistung im Wesentlichen vertragsgemäß erbracht wurde. Mit ihr wird die Vergütung fällig, die Gewährleistungsfrist beginnt, die Gefahr geht über und die Beweislast für Mängel kehrt sich zum Auftraggeber um.
Genau diese Beweislastumkehr macht die Abnahme zum wichtigsten Termin des ganzen Auftrags — und den Zustand davor zum wichtigsten, den man dokumentiert.
- Abnahmeprotokoll
Das Abnahmeprotokoll hält schriftlich fest, was wann von wem abgenommen wurde und welche Mängel dabei festgestellt wurden. Es sollte Datum, Beteiligte, abgenommene Leistung, Mängel mit Fristen und ausdrückliche Vorbehalte enthalten — etwa für eine vereinbarte Vertragsstrafe.
Ein Vorbehalt für die Vertragsstrafe muss bei der Abnahme erklärt werden. Wer das versäumt, verliert sie endgültig.
- Abschlagsrechnungauch: Abschlagszahlung, Teilrechnung
Eine Abschlagsrechnung fordert Zahlung für bereits erbrachte Teilleistungen, bevor der Auftrag abgeschlossen ist. Nach § 632a BGB kann der Unternehmer Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten Leistung verlangen. Sie verhindert, dass der Betrieb Material und Löhne bis zur Schlussrechnung vorfinanziert.
- Angebot
Ein Angebot nennt einen verbindlichen Preis für eine beschriebene Leistung. Nach Annahme ist der Betrieb daran gebunden. Es sollte Leistungsbeschreibung mit Mengen, Einzel- und Gesamtpreise, Umsatzsteuerangabe, Bindefrist und Ausführungszeitraum enthalten — ohne Bindefrist gilt es nur für eine angemessene Zeit.
- Aufbewahrungsfrist
Rechnungen und Buchungsbelege müssen acht Jahre aufbewahrt werden, sonstige Geschäftsunterlagen in der Regel sechs Jahre. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz selbst aufzubewahren — ein Ausdruck genügt nicht, weil damit der maschinenlesbare Teil verloren geht.
- Aufmaßauch: Aufmaßprotokoll
Das Aufmaß ist die Ermittlung der tatsächlich ausgeführten Mengen als Grundlage der Abrechnung. Es muss prüfbar sein: Bauteile einzeln, mit Maßen, Mengen, Einheiten und Abzügen. Ein gemeinsames, von beiden Seiten bestätigtes Aufmaß ist der stärkste Nachweis im Streitfall.
- Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung ist die schriftliche Erklärung, dass ein Auftrag zu bestimmten Bedingungen angenommen wurde. Sie hält Leistungsumfang, Preis und Termin fest und schafft damit den Vertrag, auf den sich beide Seiten später berufen — mündliche Absprachen lassen sich im Streit kaum belegen.
B
- Bauabzugsteuerauch: Freistellungsbescheinigung
Nach § 48 EStG muss ein unternehmerischer Auftraggeber 15 Prozent der Rechnungssumme für Bauleistungen einbehalten und ans Finanzamt abführen — es sei denn, der Auftragnehmer legt eine gültige Freistellungsbescheinigung vor. Ohne sie kürzt der Kunde legal die Zahlung.
Die Bescheinigung beantragt man beim eigenen Finanzamt; sie gilt in der Regel drei Jahre und gehört in jede Angebotsanlage.
- Bautagebuchauch: Baustellenreport, Bautagesbericht
Das Bautagebuch dokumentiert den Bauablauf täglich: Datum, Wetter, anwesendes Personal mit Stunden, ausgeführte Arbeiten, Geräte, Lieferungen und besondere Vorkommnisse. Entscheidend ist die tägliche Führung — ein rückwirkend erstelltes Bautagebuch hat vor Gericht wenig Beweiswert.
- Bedenkenanzeige
Mit der Bedenkenanzeige nach § 4 Abs. 3 VOB/B meldet der Auftragnehmer schriftlich Bedenken gegen die vorgesehene Ausführung, gegen Vorleistungen anderer Gewerke oder gegen gelieferte Stoffe an. Sie muss vor der eigenen Leistung vorliegen — nachträglich haftet der Betrieb für den Mangel mit.
- Behinderungsanzeige
Die Behinderungsanzeige nach § 6 Abs. 1 VOB/B meldet dem Auftraggeber unverzüglich und schriftlich, dass ein Umstand die Ausführung behindert — etwa eine fehlende Vorleistung. Ohne sie bleibt der Betrieb in Verzug, auch wenn die Ursache eindeutig woanders liegt.
C
- Carnet ATA
Das Carnet ATA ist ein Zolldokument für die vorübergehende Einfuhr von Waren — etwa Werkzeug und Messgeräte, die wieder zurückkommen. Es ersetzt die reguläre Zollanmeldung und erspart Einfuhrabgaben, setzt aber eine vollständige, bewertete Warenliste voraus.
D
- DATEV-Export
Ein DATEV-Export ist eine strukturierte Datei, die Buchungsdaten in einem Format bereitstellt, das Steuerkanzleien direkt einlesen können. Für den Betrieb heißt das: keine Belegsammlung im Schuhkarton, sondern maschinenlesbare Übergabe — und dadurch weniger Rückfragen und geringere Kanzleikosten.
E
- E-Rechnungauch: elektronische Rechnung
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, der maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF oder ein Scan ist ausdrücklich keine E-Rechnung. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die maßgeblichen Formate.
- Einheitspreis
Beim Einheitspreisvertrag wird je Mengeneinheit abgerechnet — etwa pro Quadratmeter oder pro Stück. Die Vergütung ergibt sich aus dem Aufmaß der tatsächlich ausgeführten Menge. Das Mengenrisiko trägt der Auftraggeber, was bei unklarem Bestand die fairere Grundlage ist.
- Entsendung
Von Entsendung spricht man, wenn ein Betrieb Mitarbeiter vorübergehend zur Arbeit ins Ausland schickt. Für die Schweiz ist die Meldung im Online-Verfahren in der Regel mindestens acht Tage vor Arbeitsbeginn erforderlich; erst danach darf die Arbeit aufgenommen werden.
G
- GAEB
GAEB ist ein Datenaustauschformat für Leistungsverzeichnisse im Bauwesen. Ausschreibende Stellen liefern das Verzeichnis als GAEB-Datei, der Bieter trägt seine Preise darin ein und gibt es zurück. Das vermeidet Übertragungsfehler und ist bei öffentlichen Ausschreibungen häufig verpflichtend.
- GAVauch: Gesamtarbeitsvertrag
Der Gesamtarbeitsvertrag ist das Schweizer Gegenstück zum deutschen Tarifvertrag. Bei Entsendungen in die Schweiz gelten die dortigen Mindestlöhne aus dem einschlägigen GAV — der deutsche Tariflohn genügt nicht. Die Einhaltung muss auf Verlangen nachgewiesen werden.
- Gefährdungsbeurteilung
Die Gefährdungsbeurteilung ist die Pflicht jedes Arbeitgebers nach § 5 ArbSchG, die Gefährdungen der Arbeit zu ermitteln, zu bewerten und Maßnahmen festzulegen. Sie muss dokumentiert werden — auch im Kleinbetrieb, und auch dann, wenn seit Jahren nichts passiert ist.
- Gewährleistungauch: Mängelhaftung
Die Gewährleistung verpflichtet den Auftragnehmer, Mängel zu beseitigen, die bei der Abnahme bereits vorhanden waren. Bei Bauwerken beträgt die Frist nach BGB fünf Jahre, nach VOB/B regelmäßig vier Jahre. Sie beginnt mit der Abnahme — nicht mit der Rechnungsstellung.
- GoBD
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung digitaler Bücher und Unterlagen. Sie verlangen unter anderem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und zeitgerechte Erfassung. Wer Belege digital führt, braucht eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie das geschieht.
K
- Kleinbetragsrechnung
Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen und brauchen weniger Pflichtangaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuersatz. Empfängerangaben und Rechnungsnummer entfallen. Auch von der E-Rechnungspflicht sind sie ausgenommen.
- Kostenvoranschlag
Der Kostenvoranschlag ist eine fachmännische Schätzung der voraussichtlichen Kosten ohne Preisgarantie. Wird er wesentlich überschritten, muss der Unternehmer den Besteller nach § 650 BGB unverzüglich darauf hinweisen — sonst droht der Verlust des Mehrbetrags. Als wesentlich gelten meist zehn bis zwanzig Prozent.
L
- Leistungsverzeichnisauch: LV
Das Leistungsverzeichnis gliedert eine Bauleistung in einzeln beschriebene und bepreisbare Positionen mit Mengen und Einheiten. Es ist die Grundlage für Vergleichbarkeit von Angeboten und für die spätere Abrechnung. Unklare Positionen sind die häufigste Ursache für Streit über den Leistungsumfang.
M
- Mahnung
Die Mahnung fordert den Schuldner zur Zahlung auf und setzt ihn in Verzug, sofern dieser nicht ohnehin schon eingetreten ist. Eine Mahnung reicht rechtlich aus — die verbreitete Praxis dreier Mahnstufen ist reine Gewohnheit und kostet vor allem Zeit.
- Mängelrügeauch: Mängelanzeige
Die Mängelrüge ist die Anzeige eines festgestellten Mangels gegenüber dem Verantwortlichen, verbunden mit einer Frist zur Beseitigung. Sie sollte den Mangel konkret beschreiben und mit Fotos belegen — eine pauschale Beanstandung setzt keine wirksame Frist in Gang.
N
- Nachkalkulation
Die Nachkalkulation vergleicht nach Auftragsende die geplanten mit den tatsächlichen Kosten. Sie zeigt, ob der kalkulierte Stundenverrechnungssatz aufgeht und welche Auftragsarten sich rechnen. Ohne sie wiederholt ein Betrieb jahrelang dieselben Fehlkalkulationen, ohne es zu bemerken.
- Nachtrag
Ein Nachtrag ist eine zusätzliche oder geänderte Leistung, die nicht im ursprünglichen Vertrag enthalten war. Er sollte vor Ausführung angekündigt und beauftragt werden. Nachträge, die erst bei der Schlussrechnung auftauchen, sind der häufigste stille Verlust im Handwerk.
P
- Pauschalpreis
Beim Pauschalpreisvertrag wird ein Festpreis für die gesamte Leistung vereinbart, unabhängig von der tatsächlich ausgeführten Menge. Er gibt dem Kunden Kalkulationssicherheit und verlagert das Mengenrisiko vollständig auf den Betrieb — bei unbekanntem Bestand ist das riskant.
R
- Rechnung
Eine Rechnung muss nach § 14 UStG unter anderem vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuerbetrag enthalten. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Vorsteuer verlieren.
- Regieberichtauch: Stundenrapport, Stundenzettel
Der Regiebericht weist Arbeiten nach Zeitaufwand nach, wenn nicht nach festen Positionen abgerechnet wird. Er hält Datum, Personen, Stunden, Tätigkeit und Material fest und sollte vom Auftraggeber gegengezeichnet werden — ohne Bestätigung wird er im Streit regelmäßig bestritten.
- Reverse-Chargeauch: Umkehr der Steuerschuldnerschaft
Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Im Bau gilt das nach § 13b UStG, wenn der Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Die Rechnung wird dann ohne Umsatzsteuer mit einem entsprechenden Hinweis ausgestellt.
S
- Schlussrechnung
Die Schlussrechnung rechnet die gesamte erbrachte Leistung ab und verrechnet geleistete Abschlagszahlungen. Nach VOB/B ist sie prüfbar aufzustellen; mit ihrer vorbehaltlosen Annahme können weitere Forderungen ausgeschlossen sein. Nachträge gehören deshalb vorher geklärt, nicht in die Schlussrechnung hineingeschmuggelt.
- Sicherheitseinbehaltauch: Gewährleistungseinbehalt
Der Sicherheitseinbehalt ist ein vom Auftraggeber zurückbehaltener Teil der Vergütung, meist fünf Prozent, der die Mängelansprüche absichert. Er kann in der Regel durch eine Bürgschaft abgelöst werden — was für den Betrieb fast immer die bessere Wahl ist, weil das Geld sonst jahrelang gebunden bleibt.
- SiGe-Planauch: Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan
Der SiGe-Plan beschreibt die Schutzmaßnahmen auf einer Baustelle, auf der mehrere Gewerke tätig sind. Er wird vom Bauherrn beziehungsweise dem SiGe-Koordinator erstellt. Für den einzelnen Betrieb bleibt daneben die eigene Gefährdungsbeurteilung Pflicht.
- Skonto
Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung, üblich sind zwei bis drei Prozent bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen. Es muss ausdrücklich vereinbart sein. Wirtschaftlich ist Skonto teuer: Drei Prozent für zwanzig Tage früher entsprechen einem Jahreszins von über fünfzig Prozent.
- Stundenverrechnungssatz
Der Stundenverrechnungssatz ist der Preis einer produktiven Arbeitsstunde. Er ergibt sich aus Lohnkosten, Lohnnebenkosten, Gemeinkosten, unproduktiven Zeiten und Gewinnaufschlag — geteilt durch die tatsächlich verrechenbaren Stunden. Wer nur den Bruttolohn verdoppelt, kalkuliert regelmäßig zu niedrig.
U
- Übergabeprotokoll
Das Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand ein Objekt, eine Anlage oder ein Schlüsselsatz übergeben wurde, samt Zählerständen und vorhandenen Unterlagen. Es ist nicht dasselbe wie die Abnahme: Es dokumentiert den Zustand, ohne die Leistung rechtlich anzuerkennen.
V
- VOB/B
Die VOB/B ist ein vorformuliertes Regelwerk für Bauverträge, das anstelle des Werkvertragsrechts des BGB vereinbart werden kann. Sie gilt nur, wenn sie ausdrücklich einbezogen wurde. Gegenüber Verbrauchern ist ihre Einbeziehung als Ganzes an strenge Voraussetzungen geknüpft.
W
- Wartungsprotokoll
Das Wartungsprotokoll dokumentiert eine durchgeführte Wartung: Anlage, Prüfschritte, Messwerte, Befund und empfohlene Maßnahmen. Es ist zugleich Nachweis gegenüber Hersteller und Versicherung — bei einem Schaden ist die lückenlose Wartungshistorie oft der entscheidende Beleg.
- Wartungsvertrag
Ein Wartungsvertrag verpflichtet zu wiederkehrenden Prüf- und Instandhaltungsleistungen gegen eine meist pauschale Vergütung. Für den Betrieb bedeutet er planbaren Umsatz und wiederkehrenden Kundenkontakt; entscheidend ist, den Leistungsumfang genau abzugrenzen, damit Reparaturen nicht stillschweigend mit abgedeckt sind.
X
- XRechnung
XRechnung ist ein rein XML-basiertes E-Rechnungsformat und der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es enthält keine für Menschen lesbare Darstellung — dafür braucht es ein Anzeigeprogramm. Für Rechnungen an Behörden ist es in der Regel verpflichtend.
Z
- Zahlungsplan
Ein Zahlungsplan legt fest, welche Beträge zu welchem Baufortschritt fällig werden. Er gehört ins Angebot und nicht in ein späteres Gespräch: Ohne Vereinbarung wird die Vergütung erst nach Abnahme fällig, und der Betrieb finanziert Material und Löhne bis dahin vor.
- Zahlungsverzug
Zahlungsverzug tritt spätestens dreißig Tage nach Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern nur bei entsprechendem Hinweis. Gegenüber Unternehmern beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu kommt eine Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB.
- ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei enthält zusätzlich einen eingebetteten XML-Datensatz. Der Empfänger sieht ein gewohntes PDF, die Buchhaltung liest die Daten maschinell aus. Ab Version 2.0.1 erfüllt es die Anforderungen der Norm EN 16931.