Ratgeber
E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe: Was ab wann gilt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt bis 2028. Was das für Handwerksbetriebe konkret bedeutet — Fristen, Formate, Ausnahmen.
Stand: 09.08.2026
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Handwerker?
Der Empfang gilt bereits: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft entgegennehmen können — auch ein Zweimannbetrieb. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2027, ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft verpflichtend.
Praktisch heißt das: Ein E-Mail-Postfach, das die Rechnung annehmen kann, genügt der Empfangspflicht formal. Wer die eingehende XML-Datei aber nicht lesen und archivieren kann, hat ein Problem bei der Vorsteuer und bei der Aufbewahrung.
Welche Übergangsfristen gelten für das Ausstellen?
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin als Papier oder PDF versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro haben ein Jahr länger Zeit, bis zum 31. Dezember 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht ohne Ausnahme.
Die zweite Stufe betrifft die große Mehrheit der Handwerksbetriebe. Wer sich darauf verlässt, sollte den Vorjahresumsatz jährlich prüfen — die Grenze gilt pro Kalenderjahr, nicht dauerhaft.
Welche Formate zählen als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, das XML in eine PDF/A-3-Datei einbettet. Ein normales PDF oder ein eingescanntes Papier ist ausdrücklich keine E-Rechnung.
ZUGFeRD ist für Handwerksbetriebe meist der angenehmere Weg: Der Kunde sieht ein gewohntes PDF, die Buchhaltung liest die eingebetteten Daten maschinell aus. XRechnung ist Pflicht gegenüber vielen öffentlichen Auftraggebern.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Ebenfalls nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden — die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt die Empfangspflicht dennoch.
Für einen Betrieb, der überwiegend an Privathaushalte abrechnet, ändert sich beim Ausstellen wenig. Die Empfangsseite betrifft aber jeden — spätestens wenn der Großhändler umstellt.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Entscheidend ist, dass der strukturierte Datensatz selbst unverändert aufbewahrt wird — ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF genügt nicht, weil damit der maschinenlesbare Teil verloren geht.
Was sollte ein Handwerksbetrieb jetzt konkret tun?
Drei Schritte: erstens eine Empfangsadresse festlegen und dem Steuerberater melden, zweitens klären, ob die eingesetzte Software XRechnung und ZUGFeRD erzeugen kann, drittens die revisionssichere Archivierung des XML-Datensatzes sicherstellen. Klariu erzeugt E-Rechnungen in beiden Formaten.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 9. August 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für den eigenen Betrieb sollte die Umsetzung mit dem Steuerberater abgestimmt werden.